Seguro que en tu empresa tienes que realizar la gestión de todos los documentos de la misma, en una empresa se suele tener un gran número de documentos (facturas,escritos,pedidos…) y gestionar todos los documentos te podría quitar demasiado tiempo y esfuerzo.
He conocido muchas empresas que tienen un montón de problemas a la hora de gestionar todos los documentos de la empresa, he visto desde montañas enormes de papeles sin ningún tipo de orden, un montón de archivos de Word sin saber cual es cual y en general unos problemas gravísimos en cuanto a la gestión de los mismos.
Solución a la gestión documental
La solución como siempre la ofrece Dokuflex, concretamente con su solución Doku4documents, ésta estupenda solución te permitirá solucionar de una vez por todas la gestión documental en tu empresa.
En primer lugar, podremos clasificar los documentos con etiquetas OCR con gestión de búsqueda incluida, en segunda lugar podremos vincular unos documentos con otros, es decir, como si los hubiéramos grapado digitalmente.
Además podremos poner comentarios en el documento y configurar el control de acceso a los mismos y vincularlos a un Workflow de aprobación para controlar que documentos quieres guardar y cuáles no.
En cuanto a la compartición del documento,podremos configurar los documentos para trabajarlos en equipo, es decir, trabajar varias personas al mismo tiempo en el mismo documento, el cuál se sincronizará automáticamente con los servidores de nuestra empresa.Además podremos compartir con quien queramos nuestros documentos y seleccionar los usuarios con los cuáles queremos compartir.
Para poder trabajar cómodo, doku4documents tiene una extensión para Microsoft Office y para Microsoft Outlook, las cuáles son capaces de implementar las funciones de doku4documents directamente desde Microsoft Word,Microsoft Excel, Microsoft Outlook. Finalmente tendremos un cliente Windows llamado doku4explorer para acceder a Dokuflex de forma fácil y rápida.
En resumen, Doku4documents nos va a proporcionar montones de ventajas a la hora de la gestión documental:
- Ahorraremos tiempo en la ordenación de los documentos, ya que con las etiquetas y la vinculación siempre sabremos cual es cual.
- Evitaremos distracciones y mejoraremos el trabajo en equipo, debido a la sincronización y la compartición.
- Facilidad de uso, al integrarse con Microsoft Office.
- Mejora en la seguridad, ya que podremos integrarlo con el Workflow de aprobación de hojas de gastos y la gestión de permisos.
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